App mit KI

Software mit KI

Software mit KI erstellen: von der Idee zur eigenen Unternehmenssoftware

Eigene Software war lange ein Projekt für Entwicklerteams. Heute beschreiben Sie, was sie für Ihren Betrieb leisten soll, und die KI baut sie im Chat. Hier sehen Sie den Ablauf, Beispiele und was Sie vorher klären sollten.

Cortexion kennenlernenZum Ablauf
Ein Mann und eine Frau zeichnen in einem Büro mit Paketregalen einen Ablauf aus Kästchen und Pfeilen an ein Whiteboard.

Kurzfassung

Gemeint ist
Software, die Ihre Abläufe mit Ihren Begriffen, Feldern und Schritten abbildet – von der Eingabe bis zur Auswertung.
Der Weg
Sechs Schritte vom aufgeschriebenen Ablauf über die Beschreibung im Chat bis zum Nachschärfen im Alltag.
Vorher klären
Ob eine Standardsoftware Ihren Ablauf schon abbildet, besonders bei Buchhaltung und Lohn.

Was mit eigener Unternehmenssoftware gemeint ist

Gemeint ist Software, die genau Ihre Abläufe abbildet: mit Ihren Begriffen, Ihren Feldern und Ihren Schritten. Meist sind das Anwendungen im Browser, die das Team am Rechner, auf dem Tablet oder am Smartphone nutzt.

Die Begriffe App und Software verwenden wir auf dieser Website gleichbedeutend. Entscheidend ist nicht das Wort, sondern dass die Software einen Ablauf vollständig trägt – von der Eingabe bis zur Auswertung.

Bausteine fast jeder Unternehmenssoftware

Daten
Kunden, Aufträge, Artikel oder Mitarbeitende mit ihren Angaben.
Eingabe
Formulare mit Pflichtfeldern, damit nichts Wichtiges fehlt.
Ablauf
Ein Status von „neu“ bis „erledigt“ zeigt, wo jeder Vorgang steht.
Rollen
Wer darf was sehen und ändern?
Auswertung
Listen, Filter und Summen, etwa offene Angebote im Monat.

Von der Idee zur Software in sechs Schritten

Der Ablauf ist derselbe, ob Sie eine kleine Liste oder eine größere Anwendung bauen. Der wichtigste Schritt passiert vor dem ersten Satz im Chat.

Beispiel für den Weg von der Idee zur eigenen Software: Idee, Beschreibung im Chat, erste Version und Einsatz im Alltag.

  1. Schritt 1: Den heutigen Ablauf aufschreiben

    Wer macht was, mit welchen Angaben und in welcher Reihenfolge? Notieren Sie auch, wo es heute hakt: doppelte Eingaben, langes Suchen, vergessene Rückrufe.

  2. Schritt 2: Die erste Version klein halten

    Wählen Sie einen Ablauf, der oft vorkommt und klar abgegrenzt ist. Weitere Wünsche kommen auf eine Liste für später.

  3. Schritt 3: Im Chat beschreiben

    Beschreiben Sie in Alltagssprache, welche Angaben die Software braucht, wer sie nutzt und was nach jedem Schritt passieren soll. Die Vorlage weiter unten hilft dabei.

  4. Schritt 4: Mit Beispieldaten prüfen

    Spielen Sie typische Fälle und Sonderfälle durch. Schreiben Sie im Chat, was anders sein soll, bis der Ablauf passt.

  5. Schritt 5: Mit echten Daten starten

    Legen Sie Rollen und Rechte fest, übernehmen Sie bestehende Daten und prüfen Sie Stichproben. Beginnen Sie mit einem kleinen Teil des Teams.

  6. Schritt 6: Im Alltag nachschärfen

    Sammeln Sie Rückmeldungen aus dem Team und beschreiben Sie Änderungen im Chat. So wächst die Software mit Ihrem Betrieb.

Wie lange die einzelnen Schritte dauern, hängt von Ihrem Ablauf und Ihren Daten ab. Feste Zeiten nennt diese Seite deshalb bewusst nicht.

Beispiel: vom Kunden bis zur Rechnung

Viele Betriebe beginnen mit einer einzelnen App und verbinden später weitere. So entsteht nach und nach eine Unternehmenssoftware, in der Angaben nur einmal erfasst werden.

  1. Kunden verwalten

    Der Kunde steht mit Ansprechpartner in der Kundenverwaltung.

  2. Angebote schreiben

    Das Angebot übernimmt den Kunden, statt ihn neu abzutippen.

  3. Arbeitszeit erfassen

    Die Stunden werden dem angenommenen Auftrag zugeordnet.

  4. Rechnungen vorbereiten

    Die Rechnung entsteht aus Auftrag und erfassten Stunden.

Ebenso als eigene Anwendung denkbar: Termine planen und E-Mails sortieren und beantworten. Welche Verbindungen Ihre Software tatsächlich hat, legen Sie im Chat fest. Wie mehrere solcher Apps an einer Stelle zusammenlaufen, beschreibt die Seite Alle Apps in einer Oberfläche: das KI-Betriebssystem.

Vorlage

So beschreiben Sie Ihre Software im Chat

Ersetzen Sie die markierten Stellen durch Ihre eigenen Angaben. Je konkreter die Begriffe aus Ihrem Alltag, desto näher ist die erste Version an dem, was Sie brauchen.

Vorlage für Ihre erste Nachricht

Ich brauche eine Software für welcher Ablauf. Nutzen werden sie wer im Team. Pro Vorgang brauche ich diese Angaben: Felder, zum Beispiel Kunde, Datum, Betrag. Ein Vorgang durchläuft diese Schritte: Status, zum Beispiel neu, in Arbeit, erledigt. Wichtig ist mir eine Übersicht, die was auf einen Blick zu sehen sein soll zeigt. Nur welche Rolle darf was ändern oder sehen.

Eigene Software oder Standardsoftware?

Wenn eine fertige Software Ihren Ablauf schon gut abbildet, ist sie meist der einfachere Weg. Besonders bei Buchhaltung und Lohn gelten gesetzliche Vorgaben, die geprüfte Programme abdecken.

Eine eigene Software spielt ihre Stärke dort aus, wo Standardlösungen nicht passen oder mehrere Werkzeuge nebeneinander laufen. Woran Sie den Punkt erkennen, steht im Beitrag Excel oder eigene App? Was sich rechnet, schätzen Sie mit dem Zeitersparnis-Rechner.

Eigene Software lohnt sich eher, wenn …

  • Ihr Ablauf von dem abweicht, was Standardprogramme vorsehen.
  • mehrere Listen, Tabellen und Programme für einen Vorgang zusammenkommen.
  • Sie dieselben Angaben heute mehrfach abtippen.
  • Sie von einer großen Standardsoftware nur einen kleinen Teil nutzen.

Häufige Fragen

Entsteht per Chat eine richtige Software?

Es entsteht eine nutzbare Anwendung mit Daten, Eingabemasken und Abläufen. Wie bei jeder Software prüfen Sie Ergebnis und Rechte, bevor Sie sie im Alltag einsetzen.

Kann die Software mit meinen bestehenden Programmen zusammenarbeiten?

Das hängt von den Programmen ab. Cortexion nennt auf seiner Website über 30 angebundene Anbieter, darunter Microsoft 365, Google Workspace, DATEV, lexoffice und sevDesk, dazu eigene Systeme über Webhooks (automatische Nachrichten zwischen Programmen) und MCP-Server (eine Schnittstelle, über die KI auf andere Systeme zugreift). Ob Ihr Programm dabei ist und was genau möglich ist, klären Sie vorab.

Wer ist für die Software verantwortlich?

Sie. Legen Sie im Betrieb fest, wer Änderungen beschreibt, wer sie prüft und wer freigibt. So bleibt nachvollziehbar, warum die Software so arbeitet, wie sie arbeitet.

Was kostet eine eigene Software mit KI?

Konkrete Preise nennt diese Seite nicht. Als allgemeine Orientierung hilft Was kostet eine App?. Laufende Kosten für KI-Anfragen berechnen Sie mit dem KI-Kosten-Rechner.

Passend dazu

Haben Sie eine Idee für Ihre eigene Software?

Beschreiben Sie den ersten Ablauf in eigenen Worten. Auf der Seite von Cortexion sehen Sie, wie daraus im Chat eine Anwendung entsteht.

Cortexion kennenlernen Zeitersparnis berechnen