Welche Aufgaben sich für eine eigene App lohnen

Am meisten lohnt sich eine eigene App bei Aufgaben, die oft vorkommen, immer ähnlich ablaufen und heute von Hand abgetippt oder nachgefragt werden. Drei Prüffragen und eine einfache Rechnung zeigen, welche Aufgabe in Ihrem Betrieb den Anfang machen sollte.

Dieser Beitrag führt Sie durch beides: zuerst die Prüffragen, dann zwei Rechenbeispiele mit nachvollziehbaren Zahlen, danach typische Kandidaten aus dem Büroalltag, ein Bewertungsschema und am Ende eine Checkliste.

Die drei Prüffragen

1. Wie oft kommt die Aufgabe vor? Was täglich oder wöchentlich anfällt, summiert sich. Was einmal im Jahr passiert, rechnet sich selten. Zählen Sie eine Woche lang mit, statt zu schätzen: Ein Strich auf einem Zettel pro Vorgang genügt.
2. Läuft sie immer ähnlich ab? Gleiche Angaben, gleiche Schritte, gleiche Entscheidungen lassen sich beschreiben. Ein guter Test: Können Sie den Ablauf einer neuen Kollegin in fünf Sätzen erklären? Dann können Sie ihn auch im Chat beschreiben.
3. Was kostet ein Fehler? Ein vergessener Rückruf, eine doppelte Rechnungsnummer oder ein falscher Preis im Angebot kosten Geld oder Vertrauen. Dort bringt ein fester Ablauf mehr als reine Zeitersparnis.

Eine Aufgabe muss nicht alle drei Fragen mit Ja beantworten. Häufig und gleichförmig reicht oft schon. Auch selten, aber fehlerträchtig kann sich lohnen – dann geht es um Sicherheit, nicht um Minuten.

So finden Sie Kandidaten im eigenen Betrieb

Die besten Kandidaten fallen im Alltag kaum auf, weil sich alle an sie gewöhnt haben. Eine einfache Methode macht sie sichtbar: Legen Sie eine Woche lang an jeden Arbeitsplatz eine Liste mit drei Spalten – Aufgabe, Anzahl, Minuten pro Vorgang. Wer etwas abtippt, sucht oder nachfragt, macht einen Strich.

Am Ende der Woche multiplizieren Sie Anzahl und Minuten. Ein gedachtes Beispiel: 14 Rückfragen nach dem Stand eines Auftrags zu je 3 Minuten ergeben 42 Minuten, 9 Übertragungen von Angebotspositionen in Rechnungen zu je 6 Minuten ergeben 54 Minuten. Zusammen sind das 96 Minuten pro Woche, die heute niemand als eigene Aufgabe wahrnimmt.

Fragen Sie zusätzlich: Was ärgert Sie jede Woche aufs Neue? Ärger ist oft ein guter Hinweis auf Abläufe, in denen Informationen fehlen oder doppelt gepflegt werden.

Rechenbeispiel 1: Angebote schreiben

Angenommen, in Ihrem Betrieb entstehen fünf Angebote pro Woche, und jedes dauert 45 Minuten. Eine passende App spart davon 30 Prozent, und Sie setzen 60 Euro je Stunde an.

Woher die 30 Prozent kommen könnten, sehen Sie, wenn Sie den Ablauf zerlegen: Wie viel Zeit geht für das Suchen alter Angebote, das Abtippen von Kundendaten und das Nachrechnen drauf? Genau diese Teile übernimmt eine App, das fachliche Kalkulieren bleibt bei Ihnen. Im Zeitersparnis-Rechner mit den Werten dieses Beispiels ersetzen Sie die Annahmen durch Ihre eigenen Zahlen. Welche Kosten dem gegenüberstehen, erklärt die Seite Was kostet eine App?

Rechenbeispiel 2: Wenn Fehler teurer sind als Zeit

Nicht jede Aufgabe rechnet sich über Minuten. Nehmen wir das Nachfassen bei Angeboten: Nach jedem Angebot notieren Sie, wann Sie sich melden wollen. Angenommen, einmal im Monat geht ein solches Nachfassen unter, und in einem von fünf Fällen geht dadurch ein Auftrag über 2.000 Euro verloren.

Die Zeit für das Nachfassen selbst spart eine App kaum. Sie sorgt dafür, dass es niemand vergisst: Eine Liste „Heute nachfassen“ erscheint von selbst. Wie das in einer Kundenverwaltung und beim Angebotschreiben aussieht, zeigen die Seiten zu den Anwendungsfällen.

Typische Kandidaten im Büroalltag

Die folgenden sechs Aufgaben bestehen die Prüffragen in vielen kleinen Betrieben. Das Zeichen dahinter hilft Ihnen, sie im eigenen Alltag zu erkennen.

• Kunden verwalten: Kontakte, Notizen und Wiedervorlagen an einem Ort. Zeichen: Sie fragen im Team, wann zuletzt jemand mit einem Kunden gesprochen hat.
• Angebote schreiben: Positionen und Preise aus einer Liste statt aus alten Dateien. Zeichen: Sie kopieren alte Angebote und überschreiben die Zahlen.
• Termine planen: eine Übersicht für das ganze Team. Zeichen: Termine stehen in mehreren Kalendern und auf einem Wandplaner.
• Arbeitszeit erfassen: Zeiten am selben Tag statt am Monatsende. Zeichen: Stundenzettel werden aus dem Gedächtnis ausgefüllt.
• E-Mails sortieren und beantworten: Entwürfe vorbereiten, selbst prüfen und senden. Zeichen: Dieselben Fragen werden jede Woche neu beantwortet.
• Rechnungen vorbereiten: Entwürfe aus Angeboten übernehmen. Zeichen: Positionen werden aus dem Angebot in die Rechnung abgetippt.

Wenn Pflichten dazukommen: Arbeitszeit und E-Rechnung

Bei zwei Kandidaten kommen gesetzliche Vorgaben ins Spiel. Das macht sie nicht schwieriger, aber die Anforderungen an die App klarer.

Arbeitszeit: Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass Arbeitgeber Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen müssen (Beschluss vom 13. September 2022, 1 ABR 22/21). Wie genau erfasst wird, legt der Beschluss nicht im Einzelnen fest.

Quelle: Bundesarbeitsgericht, Beschluss 1 ABR 22/21 · Stand: 10. Oktober 2026

E-Rechnung: Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat, ein reines PDF zählt nicht dazu. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2026 dürfen alle noch Papierrechnungen oder, mit Zustimmung des Empfängers, andere elektronische Formate wie PDF verwenden; bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro gilt das bis Ende 2027. Danach ist zwischen inländischen Unternehmen die E-Rechnung Pflicht.

Quelle: Bundesministerium der Finanzen, Fragen und Antworten zur E-Rechnung (Fassung März 2026) · Stand: 10. Oktober 2026

Eine App kann Zeiten erfassen und Rechnungsentwürfe vorbereiten. Ob das Ergebnis die Anforderungen erfüllt, klären Sie mit Ihrer Steuer- oder Rechtsberatung. Das ist eine allgemeine Information, keine Rechtsberatung.

Was sich eher nicht lohnt

• Aufgaben, die selten vorkommen oder jedes Mal anders ablaufen.
• Aufgaben, für die schon eine fertige Software genau Ihren Ablauf abbildet.
• Alles, was rechtlich verbindlich ist und nicht ungeprüft versendet werden darf. Hier kann eine App vorbereiten, die Prüfung bleibt bei einer fachkundigen Person.

Vorsicht auch bei Abläufen, die sich gerade ändern, etwa weil eine neue Software eingeführt oder das Team umgebaut wird. Warten Sie, bis der neue Ablauf steht, und beschreiben Sie dann diesen.

So wählen Sie die erste App aus

Vergeben Sie für jede Kandidatin je Prüffrage einen bis drei Punkte und zählen Sie zusammen. Die Tabelle zeigt das Schema an einem gedachten Betrieb.

Bei Gleichstand gewinnt die überschaubarere Aufgabe. Im Beispiel sind das die Wiedervorlagen: wenige Felder, ein klarer Ablauf, schnell geprüft. Die Angebote folgen als zweite App.

Läuft die erste App, messen Sie nach vier Wochen nach: Wie oft wird sie genutzt, und stimmt die geschätzte Ersparnis? Erst mit diesen Zahlen entscheiden Sie über die zweite. So wächst Schritt für Schritt eine eigene Unternehmenssoftware, wie sie die Seite Software mit KI erstellen beschreibt – ohne dass Sie alles auf einmal planen müssen.

Checkliste: Lohnt sich diese Aufgabe?