Anwendungsfall
Arbeitszeit erfassen mit einer App, die Sie im Chat beschreiben
Stundenzettel auf Papier, Nachträge am Monatsende, Rückfragen zu Projekten: Eine eigene Zeiterfassung hält fest, wer wann woran gearbeitet hat – mit genau den Feldern und Freigaben, die in Ihrem Betrieb gebraucht werden.
Kurzfassung
- Ersetzt oft
- Stundenzettel, Excel-Tabellen, mündliche Zurufe
- Nutzen im Alltag
- Zeiten sind tagesaktuell erfasst statt am Monatsende rekonstruiert.
- Vorab klären
- Für die Arbeitszeiterfassung gelten gesetzliche Vorgaben.
Das Problem im Alltag
Am Monatsende liegen Zettel in der Schublade, Zeiten sind aus dem Gedächtnis aufgeschrieben, und die Teamleitung rechnet Summen nach. Wer ein Projekt abrechnen will, muss erst herausfinden, wer wie lange daran gesessen hat.
Je größer das Team, desto mehr Rückfragen entstehen – und desto weniger traut man den Zahlen.
Woran Sie es merken
- Zeiten werden gesammelt eingetragen statt am selben Tag.
- Für die Abrechnung eines Projekts müssen Sie mehrere Listen zusammenführen.
- Die Teamleitung rechnet Wochensummen von Hand nach.
So sieht die App aus
Jede Person trägt Beginn, Ende, Pause und Projekt ein; die Stunden werden berechnet. Am Ende der Woche gibt die Teamleitung die Zeiten frei, danach lassen sie sich nach Person oder Projekt auswerten.
| Tag | Projekt | Von – bis | Pause | Stunden |
|---|---|---|---|---|
| Mo | Beispielprojekt A | 08:00 – 16:30 | 30 Min. | 8,00 |
| Di | Beispielprojekt B | 07:30 – 15:30 | 30 Min. | 7,50 |
| Mi | Beispielprojekt A | 08:00 – 17:00 | 45 Min. | 8,25 |
| Summe | 23,75 | |||
Typische Felder und Abläufe
Felder
- Person
- Wer hat gearbeitet?
- Datum, Beginn, Ende
- Der Zeitraum, den Sie erfassen wollen.
- Pause
- Abzug in Minuten.
- Projekt oder Kunde
- Zur Zuordnung der Stunden.
- Tätigkeit
- Kurze Angabe, was getan wurde.
- Abwesenheit
- Zum Beispiel Urlaub, Krankheit oder Gleitzeitabbau.
- Freigabe
- Die Teamleitung bestätigt die Woche.
Ablauf
- Zeit erfassen: Beginn, Ende, Pause, Projekt.
- Tagessumme prüfen.
- Woche abschließen und zur Freigabe weitergeben.
- Teamleitung gibt frei oder fragt nach.
- Auswertung nach Person, Projekt oder Monat ansehen.
Welche dieser Abläufe Ihre App tatsächlich umsetzt, legen Sie im Chat fest und sehen es im Ergebnis.
Per Chat bauen
So könnte Ihre erste Nachricht lauten. Die markierten Wörter sind das, was später als Spalte, Feld oder Status in der App auftaucht.
Beispiel für Ihre Beschreibung
Ich brauche eine Zeiterfassung für mein Team. Jede Person trägt Datum, Beginn, Ende, Pause und das Projekt ein. Die App rechnet die Stunden pro Tag und pro Woche aus. Am Ende der Woche gibt die Teamleitung die Zeiten frei. Zeig mir außerdem die Stunden pro Projekt im Monat.
Danach nachschärfen
Sie prüfen das Ergebnis und schreiben, was anders sein soll. Zum Beispiel:
- Ich möchte auch Urlaub und Krankheit eintragen können.
- Zeiten dürfen nach der Freigabe nicht mehr geändert werden.
- Zeige mir pro Person die Überstunden im laufenden Monat.
Ob und wie ein Wunsch umgesetzt wird, sehen Sie im Ergebnis. Beispieltexte sind Vorschläge, keine Zusagen.
Worauf Sie achten sollten
- Pflicht zur Arbeitszeiterfassung, Aufbewahrung und Mitbestimmung (zum Beispiel durch einen Betriebsrat) richten sich nach geltendem Recht und Ihrer Situation. Lassen Sie das vor dem Einsatz fachkundig klären.
- Zeiterfassung betrifft personenbezogene Daten Ihrer Beschäftigten. Legen Sie fest, wer welche Zeiten sehen darf.
Hinweis: Diese Seite ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Anforderungen an Ihren Betrieb klären Sie mit fachkundiger Stelle.
Zeiterfassung und Personalthemen im Büro behandelt die Seite KI im Büro.
Wer wann arbeitet, ist eine eigene Aufgabe: Dienstplan mit KI.
Weitere Anwendungsfälle
- Kunden verwalten
- Angebote schreiben
- Termine planen
- E-Mails sortieren und beantworten
- Rechnungen vorbereiten
Passende Ratgeber und Werkzeuge
Wie würde Ihre App aussehen?
Beschreiben Sie in Ihren Worten, was Ihre App können soll. Auf der Seite von Cortexion sehen Sie, wie das im Chat funktioniert.